2007

Г.С. Барабанова,

 руководитель отдела компании МЦФЭР-консалтинг

 М.И. Ковалев,

  эксперт-консультант компании МЦФЭР-консалтинг



 

Автоматизация процессов управления в бюджетных организациях

 

В настоящее время возросли требования к  эффективности управления бюджетными средствами, что делает актуальным использование в работе государственных структур современных информационных технологий (ИТ) для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа.  Инициаторами создания автоматизированных систем бюджетного управления и контроля становятся федеральные агентства,  администрации субъектов РФ, главы городских округов и муниципальных районов.

 

Наш опыт создания таких систем в государственных (Министерство природных ресурсов РФ, Федеральное агентство лесного хозяйства) и крупных коммерческих структурах (ОАО «Москапстрой», Холдинг МЦФЭP и др.) на базе российской системы PlanDesigner-UPE компании SoftProm   позволяет предложить вашему вниманию описание возможностей наших решений. 



Их отличают:


-         удобство и простота использования;

-         полностью русский интерфейс;

-         совокупная стоимость внедрения и владения системой существенно дешевле зарубежных аналогичных систем подобного класса  (например, Cognos).


Основные задачи, рассматриваемые в нашем решении в части бюджетного управления:

 

-    формирование операционных и финансовых бюджетов/смет в соответствии с установленными целевыми показателями и регламентным процессом;

-    осуществление оперативного контроля над финансовой деятельностью структурных подразделений;

-    проведение план-фактного анализа исполнения бюджетов и смет для бюджетных организаций в любом аналитическом разрезе кодов бюджетной классификации;

-    формирование отчетных форм по запланированным данным и фактическому исполнению бюджетов в различных аналитических разрезах (в частности, автоматизация получения любой сводной бюджетной отчетности - рис.1 и рис. 2).

 

 pic011

Рис 1.  Демо-пример представления данных в системе PlanDesigner.

 

Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер.


 pic02


Рис 2.   Демо-пример представления данных в системе UPE.

 

(Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер).



Наше решение ориентировано на государственные структуры, средние и крупные компании, где есть потребность в повышении эффективности процессов планирования, контроля и анализа финансово-экономической деятельности. Решение позволяет  эффективно организовать как контроль за использованием бюджетных средств, так и грамотное планирование доходной и расходной части смет и бюджетов. Оно может быть использовано в головных и подведомственных  им организациях и учреждениях, пространственно удаленных друг от друга.



Особенности продукта



Система PlanDesigner-UPE  - российская разработка. Она интегрировала лучшие достижения зарубежных аналогов и является «конструктором», который позволяет специалистам в предметной области (финансистам, экономистам, аналитикам)  самостоятельно создавать и поддерживать финансовые и бюджетные модели организаций.



Основополагающие факторы, позволяющие успешно использовать систему PlanDesigner-UPE, это:


-    свойство создавать единое информационное пространство в территориально-разнесенной структуре  для планирования и контроля натуральных и стоимостных показателей (в том числе финансово-хозяйственной) деятельности организации (обмен данными с удаленными подведомственными организациями и учреждениями);


-    заложенные в систему возможности интеграции с практически любыми учетными системами на уровне баз данных (экспорт и импорт информационных данных);


-    возможность полностью интегрировать уже существующие в структуре отчетные электронные формы (например, в Microsoft Excel) в систему и создание дополнительных аналитических срезов и агрегирующих отчетных форм;


-    удачное соотношение низкой цены (по отношению к зарубежным аналогам) и высокого качества   системы при больших возможностях.


Решение на базе системы PlanDesigner-UPE позволяет государственным структурам:


-    осуществлять стратегическое управление (министерством, агентством), исходя из поставленных целей и задач;


-    иметь актуальную финансовую информацию о состоянии организации   и подведомственных подразделений;


-    иметь прямой доступ к информации в режиме реального времени;


-    повысить оперативность принятия решений;


-    повысить эффективность работы высшего звена управленцев организации;


-    оценить вклад каждого подразделения  в общий результат работы структуры;


-    снять зависимость функционирования структуры от конкретного оперативного исполнителя.


Использование системы в головной организации дополнительно позволяет:


-    сократить трудозатраты на обработку фактических данных, процессы планирования, анализа и контроля и, следовательно, освободить трудовые ресурсы;


-    увеличить скорость и точность обработки информации (как фактических, так и плановых данных) и, как следствие, уменьшить издержки предприятия при обработке данных;


-    снизить трудозатраты на консолидацию данных  о результатах деятельности структуры и подчиненных подразделений;


-    сократить само  время консолидации   (фактически речь может идти  об ее осуществлении в оперативном режиме - по мере поступления данных от подразделений);


-    иметь гибкую возможность создания в системе новых форм управленческой отчетности в представляющих интерес срезах аналитики.


Руководители организации  получают:


-    возможность реализовать и эффективно использовать систему контрольных показателей для объективной оценки результатов финансово-хозяйственной деятельности структуры;


-    возможность системного контроля ключевых показателей деятельности; 


-    доступ к оперативной и достоверной информации о ключевых показателях деятельности организации (как в форме предоставляемых отчетов, так и самостоятельно в системе, непосредственно на рабочих местах руководителей);


-    представление этой информации в удобном для принятия решений руководителя виде, например, в виде пульта управления руководителя c графическим и табличным представлениями данных,  с индикацией отклонений фактических значений показателей от плановых (с возможностью дальнейшего анализа причин и объема отклонений);

 

- получать и предоставлять вышестоящим организациям достоверные оперативные данные в любых аналитических разрезах с любой степенью обобщения в режиме реального времени и в установленные сроки.



Таким образом, в рамках этих вышеперечисленных возможностей, повышается эффективность управленческих решений и эффективность функционирования самой структуры.

Возможности системы:


по построению бюджетной модели:


-    поддержка произвольного количества измерений (аналитических справочников);


-    формирование произвольного количества бюджетов с произвольной структурой (в т.ч. и основных бюджетов БДР, БДДС и прогнозного баланса);


-    поддержка произвольного шага и горизонта планирования;


-    создание сложных автоматизированных расчетов с использованием встроенных функций (многомерные расчеты, расчет нарастающим итогом, циклические сдвиги, нахождение минимума, максимума и др.);


-    возможность работы в одной базе с несколькими разными бюджетными моделями.


для планирования и бюджетирования:


-    единовременная поддержка различных методов планирования («сверху-вниз», «снизу-вверх», от достигнутого, скользящее планирование);


-    использование лимитов на бюджетные статьи («мягкие» и «жесткие»);


-    поддержка мультивалютных бюджетных моделей;


-    распределение накладных расходов по произвольной базе;


-    планирование в различных сценариях и поддержка версий данных в бюджетах;


-    планирование, как в натуральных, так и в стоимостных показателях;


-    финансовая консолидация с исключением внутренних оборотов и учетом трансфертных цен;


-    расчет перекрестных владений дочерних и зависимых обществ, расчет доли меньшинства (для коммерческих структур).


для представления и анализа информации:


-    многомерный анализ (формирование произвольных отчетов «на лету» посредством вращения куба);


-    план-фактный анализ с расчетом вкладов каждого фактора в величину отклонений;


-    сложная фильтрация данных в бюджетах (в зависимости от условий) и визуализация отклонений;


-    доступ к информации предыдущих уровней по связям («drill-down»);


-    ситуационный анализ «что-если»;


-    графический анализ и формирования отчетности.


для поддержки документооборота и регламентов бюджетирования:


-    настройка регламентов исполнения бюджетов;


-    отслеживание выполнения бюджетов и контроль их статусов;


-    поддержка процессов согласования бюджетов;


-    рассылка уведомлений (в виде сообщений PlanDesigner и электронных писем) по определенным правилам участникам бюджетного процесса;


-    динамическое определение прав доступа к данным бюджетов;


-    ввод комментариев к бюджетным данным.


технологические возможности:


-    возможность определения (с четким разграничением) прав доступа к информационным объектам (формам, таблицам вплоть до ячейки и т.д.) и правилам работы с этим объектами;


-    гибкая возможность «временного запрета» внесения изменений в бюджеты и сметы на стадии их утверждения (как всем пользователям, так и определенному кругу пользователей);


-    полный аудит действий пользователей;


-    поддержка доступа удаленных пользователей через Интернет (веб-доступ);


-    поддержка сбора информации от удаленных пользователей через xml-файлы.


Решения, построенные на основе системы PlanDesigner, совместимы с используемыми в компании учетными и управленческими системами, как российских производителей - 1С, Галактика, Парус и др., так и международных – Microsoft DynamicsAx (Axapta), Microsoft DynаmicsNav (Navision), Oracle, SAP, и др. Интеграция PlanDesigner с внешними системами происходит на уровне баз данных.


Для аннотации.


Использование современного программного продукта обеспечивает успешный переход на новый уровень управления бюджетными процессами в организации.