2007

Г.С. Барабанова,

 руководитель отдела компании МЦФЭР-консалтинг

 М.И. Ковалев,

  эксперт-консультант компании МЦФЭР-консалтинг

 

Автоматизация процессов управления в бюджетных организациях

 

В настоящее время возросли требования к  эффективности управления бюджетными средствами, что делает актуальным использование в работе государственных структур современных информационных технологий (ИТ) для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа.  Инициаторами создания автоматизированных систем бюджетного управления и контроля становятся федеральные агентства,  администрации субъектов РФ, главы городских округов и муниципальных районов.

 

Наш опыт создания таких систем в государственных (Министерство природных ресурсов РФ, Федеральное агентство лесного хозяйства) и крупных коммерческих структурах (ОАО «Москапстрой», Холдинг МЦФЭP и др.) на базе российской системы PlanDesigner-UPE компании SoftProm   позволяет предложить вашему вниманию описание возможностей наших решений. 

Их отличают:

-         удобство и простота использования;

-         полностью русский интерфейс;

-         совокупная стоимость внедрения и владения системой существенно дешевле зарубежных аналогичных систем подобного класса  (например, Cognos).

Основные задачи, рассматриваемые в нашем решении в части бюджетного управления:

 

-    формирование операционных и финансовых бюджетов/смет в соответствии с установленными целевыми показателями и регламентным процессом;

-    осуществление оперативного контроля над финансовой деятельностью структурных подразделений;

-    проведение план-фактного анализа исполнения бюджетов и смет для бюджетных организаций в любом аналитическом разрезе кодов бюджетной классификации;

-    формирование отчетных форм по запланированным данным и фактическому исполнению бюджетов в различных аналитических разрезах (в частности, автоматизация получения любой сводной бюджетной отчетности - рис.1 и рис. 2).

 

 

Рис 1.  Демо-пример представления данных в системе PlanDesigner.

 

Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер.

 

Рис 2.   Демо-пример представления данных в системе UPE.

 

(Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер).

Наше решение ориентировано на государственные структуры, средние и крупные компании, где есть потребность в повышении эффективности процессов планирования, контроля и анализа финансово-экономической деятельности. Решение позволяет  эффективно организовать как контроль за использованием бюджетных средств, так и грамотное планирование доходной и расходной части смет и бюджетов. Оно может быть использовано в головных и подведомственных  им организациях и учреждениях, пространственно удаленных друг от друга.

Особенности продукта

Система PlanDesigner-UPE  - российская разработка. Она интегрировала лучшие достижения зарубежных аналогов и является «конструктором», который позволяет специалистам в предметной области (финансистам, экономистам, аналитикам)  самостоятельно создавать и поддерживать финансовые и бюджетные модели организаций.

Основополагающие факторы, позволяющие успешно использовать систему PlanDesigner-UPE, это:

-    свойство создавать единое информационное пространство в территориально-разнесенной структуре  для планирования и контроля натуральных и стоимостных показателей (в том числе финансово-хозяйственной) деятельности организации (обмен данными с удаленными подведомственными организациями и учреждениями);

-    заложенные в систему возможности интеграции с практически любыми учетными системами на уровне баз данных (экспорт и импорт информационных данных);

-    возможность полностью интегрировать уже существующие в структуре отчетные электронные формы (например, в Microsoft Excel) в систему и создание дополнительных аналитических срезов и агрегирующих отчетных форм;

-    удачное соотношение низкой цены (по отношению к зарубежным аналогам) и высокого качества   системы при больших возможностях.

Решение на базе системы PlanDesigner-UPE позволяет государственным структурам:

-    осуществлять стратегическое управление (министерством, агентством), исходя из поставленных целей и задач;

-    иметь актуальную финансовую информацию о состоянии организации   и подведомственных подразделений;

-    иметь прямой доступ к информации в режиме реального времени;

-    повысить оперативность принятия решений;

-    повысить эффективность работы высшего звена управленцев организации;

-    оценить вклад каждого подразделения  в общий результат работы структуры;

-    снять зависимость функционирования структуры от конкретного оперативного исполнителя.

Использование системы в головной организации дополнительно позволяет:

-    сократить трудозатраты на обработку фактических данных, процессы планирования, анализа и контроля и, следовательно, освободить трудовые ресурсы;

-    увеличить скорость и точность обработки информации (как фактических, так и плановых данных) и, как следствие, уменьшить издержки предприятия при обработке данных;

-    снизить трудозатраты на консолидацию данных  о результатах деятельности структуры и подчиненных подразделений;

-    сократить само  время консолидации   (фактически речь может идти  об ее осуществлении в оперативном режиме - по мере поступления данных от подразделений);

-    иметь гибкую возможность создания в системе новых форм управленческой отчетности в представляющих интерес срезах аналитики.

Руководители организации  получают:

-    возможность реализовать и эффективно использовать систему контрольных показателей для объективной оценки результатов финансово-хозяйственной деятельности структуры;

-    возможность системного контроля ключевых показателей деятельности; 

-    доступ к оперативной и достоверной информации о ключевых показателях деятельности организации (как в форме предоставляемых отчетов, так и самостоятельно в системе, непосредственно на рабочих местах руководителей);

-    представление этой информации в удобном для принятия решений руководителя виде, например, в виде пульта управления руководителя c графическим и табличным представлениями данных,  с индикацией отклонений фактических значений показателей от плановых (с возможностью дальнейшего анализа причин и объема отклонений);

 

- получать и предоставлять вышестоящим организациям достоверные оперативные данные в любых аналитических разрезах с любой степенью обобщения в режиме реального времени и в установленные сроки.

Таким образом, в рамках этих вышеперечисленных возможностей, повышается эффективность управленческих решений и эффективность функционирования самой структуры.

Возможности системы:

по построению бюджетной модели:

-    поддержка произвольного количества измерений (аналитических справочников);

-    формирование произвольного количества бюджетов с произвольной структурой (в т.ч. и основных бюджетов БДР, БДДС и прогнозного баланса);

-    поддержка произвольного шага и горизонта планирования;

-    создание сложных автоматизированных расчетов с использованием встроенных функций (многомерные расчеты, расчет нарастающим итогом, циклические сдвиги, нахождение минимума, максимума и др.);

-    возможность работы в одной базе с несколькими разными бюджетными моделями.

для планирования и бюджетирования:

-    единовременная поддержка различных методов планирования («сверху-вниз», «снизу-вверх», от достигнутого, скользящее планирование);

-    использование лимитов на бюджетные статьи («мягкие» и «жесткие»);

-    поддержка мультивалютных бюджетных моделей;

-    распределение накладных расходов по произвольной базе;

-    планирование в различных сценариях и поддержка версий данных в бюджетах;

-    планирование, как в натуральных, так и в стоимостных показателях;

-    финансовая консолидация с исключением внутренних оборотов и учетом трансфертных цен;

-    расчет перекрестных владений дочерних и зависимых обществ, расчет доли меньшинства (для коммерческих структур).

для представления и анализа информации:

-    многомерный анализ (формирование произвольных отчетов «на лету» посредством вращения куба);

-    план-фактный анализ с расчетом вкладов каждого фактора в величину отклонений;

-    сложная фильтрация данных в бюджетах (в зависимости от условий) и визуализация отклонений;

-    доступ к информации предыдущих уровней по связям («drill-down»);

-    ситуационный анализ «что-если»;

-    графический анализ и формирования отчетности.

для поддержки документооборота и регламентов бюджетирования:

-    настройка регламентов исполнения бюджетов;

-    отслеживание выполнения бюджетов и контроль их статусов;

-    поддержка процессов согласования бюджетов;

-    рассылка уведомлений (в виде сообщений PlanDesigner и электронных писем) по определенным правилам участникам бюджетного процесса;

-    динамическое определение прав доступа к данным бюджетов;

-    ввод комментариев к бюджетным данным.

технологические возможности:

-    возможность определения (с четким разграничением) прав доступа к информационным объектам (формам, таблицам вплоть до ячейки и т.д.) и правилам работы с этим объектами;

-    гибкая возможность «временного запрета» внесения изменений в бюджеты и сметы на стадии их утверждения (как всем пользователям, так и определенному кругу пользователей);

-    полный аудит действий пользователей;

-    поддержка доступа удаленных пользователей через Интернет (веб-доступ);

-    поддержка сбора информации от удаленных пользователей через xml-файлы.

Решения, построенные на основе системы PlanDesigner, совместимы с используемыми в компании учетными и управленческими системами, как российских производителей - 1С, Галактика, Парус и др., так и международных – Microsoft DynamicsAx (Axapta), Microsoft DynаmicsNav (Navision), Oracle, SAP, и др. Интеграция PlanDesigner с внешними системами происходит на уровне баз данных.

Для аннотации.

Использование современного программного продукта обеспечивает успешный переход на новый уровень управления бюджетными процессами в организации.