2007
Г.С. Барабанова,
руководитель отдела компании МЦФЭР-консалтинг
М.И. Ковалев,
эксперт-консультант компании МЦФЭР-консалтинг
Автоматизация процессов управления в бюджетных организациях
В настоящее время возросли требования к эффективности управления бюджетными средствами, что делает актуальным использование в работе государственных структур современных информационных технологий (ИТ) для автоматизации процессов планирования, контроля и анализа. Инициаторами создания автоматизированных систем бюджетного управления и контроля становятся федеральные агентства, администрации субъектов РФ, главы городских округов и муниципальных районов.
Наш опыт создания таких систем в государственных (Министерство природных ресурсов РФ, Федеральное агентство лесного хозяйства) и крупных коммерческих структурах (ОАО «Москапстрой», Холдинг МЦФЭP и др.) на базе российской системы PlanDesigner-UPE компании SoftProm позволяет предложить вашему вниманию описание возможностей наших решений.
Их отличают:
- удобство и простота использования;
- полностью русский интерфейс;
- совокупная стоимость внедрения и владения системой существенно дешевле зарубежных аналогичных систем подобного класса (например, Cognos).
Основные задачи, рассматриваемые в нашем решении в части бюджетного управления:
- формирование операционных и финансовых бюджетов/смет в соответствии с установленными целевыми показателями и регламентным процессом;
- осуществление оперативного контроля над финансовой деятельностью структурных подразделений;
- проведение план-фактного анализа исполнения бюджетов и смет для бюджетных организаций в любом аналитическом разрезе кодов бюджетной классификации;
- формирование отчетных форм по запланированным данным и фактическому исполнению бюджетов в различных аналитических разрезах (в частности, автоматизация получения любой сводной бюджетной отчетности - рис.1 и рис. 2).
Рис 1. Демо-пример представления данных в системе PlanDesigner.
Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер.
Рис 2. Демо-пример представления данных в системе UPE.
(Все названия и суммы в демо-примере носят условный характер).
Наше решение ориентировано на государственные структуры, средние и крупные компании, где есть потребность в повышении эффективности процессов планирования, контроля и анализа финансово-экономической деятельности. Решение позволяет эффективно организовать как контроль за использованием бюджетных средств, так и грамотное планирование доходной и расходной части смет и бюджетов. Оно может быть использовано в головных и подведомственных им организациях и учреждениях, пространственно удаленных друг от друга.
Особенности продукта
Система PlanDesigner-UPE - российская разработка. Она интегрировала лучшие достижения зарубежных аналогов и является «конструктором», который позволяет специалистам в предметной области (финансистам, экономистам, аналитикам) самостоятельно создавать и поддерживать финансовые и бюджетные модели организаций.
Основополагающие факторы, позволяющие успешно использовать систему PlanDesigner-UPE, это:
- свойство создавать единое информационное пространство в территориально-разнесенной структуре для планирования и контроля натуральных и стоимостных показателей (в том числе финансово-хозяйственной) деятельности организации (обмен данными с удаленными подведомственными организациями и учреждениями);
- заложенные в систему возможности интеграции с практически любыми учетными системами на уровне баз данных (экспорт и импорт информационных данных);
- возможность полностью интегрировать уже существующие в структуре отчетные электронные формы (например, в Microsoft Excel) в систему и создание дополнительных аналитических срезов и агрегирующих отчетных форм;
- удачное соотношение низкой цены (по отношению к зарубежным аналогам) и высокого качества системы при больших возможностях.
Решение на базе системы PlanDesigner-UPE позволяет государственным структурам:
- осуществлять стратегическое управление (министерством, агентством), исходя из поставленных целей и задач;
- иметь актуальную финансовую информацию о состоянии организации и подведомственных подразделений;
- иметь прямой доступ к информации в режиме реального времени;
- повысить оперативность принятия решений;
- повысить эффективность работы высшего звена управленцев организации;
- оценить вклад каждого подразделения в общий результат работы структуры;
- снять зависимость функционирования структуры от конкретного оперативного исполнителя.
Использование системы в головной организации дополнительно позволяет:
- сократить трудозатраты на обработку фактических данных, процессы планирования, анализа и контроля и, следовательно, освободить трудовые ресурсы;
- увеличить скорость и точность обработки информации (как фактических, так и плановых данных) и, как следствие, уменьшить издержки предприятия при обработке данных;
- снизить трудозатраты на консолидацию данных о результатах деятельности структуры и подчиненных подразделений;
- сократить само время консолидации (фактически речь может идти об ее осуществлении в оперативном режиме - по мере поступления данных от подразделений);
- иметь гибкую возможность создания в системе новых форм управленческой отчетности в представляющих интерес срезах аналитики.
Руководители организации получают:
- возможность реализовать и эффективно использовать систему контрольных показателей для объективной оценки результатов финансово-хозяйственной деятельности структуры;
- возможность системного контроля ключевых показателей деятельности;
- доступ к оперативной и достоверной информации о ключевых показателях деятельности организации (как в форме предоставляемых отчетов, так и самостоятельно в системе, непосредственно на рабочих местах руководителей);
- представление этой информации в удобном для принятия решений руководителя виде, например, в виде пульта управления руководителя c графическим и табличным представлениями данных, с индикацией отклонений фактических значений показателей от плановых (с возможностью дальнейшего анализа причин и объема отклонений);
- получать и предоставлять вышестоящим организациям достоверные оперативные данные в любых аналитических разрезах с любой степенью обобщения в режиме реального времени и в установленные сроки.
Таким образом, в рамках этих вышеперечисленных возможностей, повышается эффективность управленческих решений и эффективность функционирования самой структуры.
Возможности системы:
по построению бюджетной модели:
- поддержка произвольного количества измерений (аналитических справочников);
- формирование произвольного количества бюджетов с произвольной структурой (в т.ч. и основных бюджетов БДР, БДДС и прогнозного баланса);
- поддержка произвольного шага и горизонта планирования;
- создание сложных автоматизированных расчетов с использованием встроенных функций (многомерные расчеты, расчет нарастающим итогом, циклические сдвиги, нахождение минимума, максимума и др.);
- возможность работы в одной базе с несколькими разными бюджетными моделями.
для планирования и бюджетирования:
- единовременная поддержка различных методов планирования («сверху-вниз», «снизу-вверх», от достигнутого, скользящее планирование);
- использование лимитов на бюджетные статьи («мягкие» и «жесткие»);
- поддержка мультивалютных бюджетных моделей;
- распределение накладных расходов по произвольной базе;
- планирование в различных сценариях и поддержка версий данных в бюджетах;
- планирование, как в натуральных, так и в стоимостных показателях;
- финансовая консолидация с исключением внутренних оборотов и учетом трансфертных цен;
- расчет перекрестных владений дочерних и зависимых обществ, расчет доли меньшинства (для коммерческих структур).
для представления и анализа информации:
- многомерный анализ (формирование произвольных отчетов «на лету» посредством вращения куба);
- план-фактный анализ с расчетом вкладов каждого фактора в величину отклонений;
- сложная фильтрация данных в бюджетах (в зависимости от условий) и визуализация отклонений;
- доступ к информации предыдущих уровней по связям («drill-down»);
- ситуационный анализ «что-если»;
- графический анализ и формирования отчетности.
для поддержки документооборота и регламентов бюджетирования:
- настройка регламентов исполнения бюджетов;
- отслеживание выполнения бюджетов и контроль их статусов;
- поддержка процессов согласования бюджетов;
- рассылка уведомлений (в виде сообщений PlanDesigner и электронных писем) по определенным правилам участникам бюджетного процесса;
- динамическое определение прав доступа к данным бюджетов;
- ввод комментариев к бюджетным данным.
технологические возможности:
- возможность определения (с четким разграничением) прав доступа к информационным объектам (формам, таблицам вплоть до ячейки и т.д.) и правилам работы с этим объектами;
- гибкая возможность «временного запрета» внесения изменений в бюджеты и сметы на стадии их утверждения (как всем пользователям, так и определенному кругу пользователей);
- полный аудит действий пользователей;
- поддержка доступа удаленных пользователей через Интернет (веб-доступ);
- поддержка сбора информации от удаленных пользователей через xml-файлы.
Решения, построенные на основе системы PlanDesigner, совместимы с используемыми в компании учетными и управленческими системами, как российских производителей - 1С, Галактика, Парус и др., так и международных – Microsoft DynamicsAx (Axapta), Microsoft DynаmicsNav (Navision), Oracle, SAP, и др. Интеграция PlanDesigner с внешними системами происходит на уровне баз данных.
Для аннотации.
Использование современного программного продукта обеспечивает успешный переход на новый уровень управления бюджетными процессами в организации.
